このページの要点
- 取得の経路（フォーム、メール、電話、LINE、紙、決済、解析、来店時、カメラ）から項目を洗い出し、実際に届く情報だけを書く。
- 保護者、緊急連絡先、紹介者、同伴者、取引先の担当者など、顧客以外の個人情報が抜けやすい。
- 書面（入力画面を含む）で本人から直接取るときは、取得の前に利用目的を明示する（21条2項）。決済代行が管理する情報は、自分に見える項目と分けて書く。
- それ自体では個人を識別しない端末識別子や閲覧履歴も、顧客の情報と結び付けて使えば個人情報として扱う必要が出る（2条1項、7項）。
結論：項目はひな形から選ぶのではなく、取得の経路から洗い出します
プライバシーポリシーの「取得する情報」の欄は、多くの場合、ひな形の項目をそのまま並べて作られます。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、クレジットカード情報、位置情報、Cookie、といった具合です。ところが、実際の事業が取っている情報とは、しばしば食い違います。取っていない項目が並び、反対に、取っている項目が抜けます。
食い違いの原因は、項目を「ひな形から選んでいる」ことにあります。確実なのは、順序を逆にして、自分の事業で情報が入ってくる入口（取得の経路）を一つずつ書き出し、そこから項目を拾う方法です。このページで扱う作業を「棚卸し」と呼びます。棚卸しが済めば、利用目的も、提供先も、保管の期間も、実態に沿って書けるようになります。棚卸しなしに条文の項目を埋めると、文章は整っていても、実態と合わない書類になります。
棚卸しで書き出すのは、法律用語ではなく、日々の業務の言葉で足ります。「ホームページの予約フォームに入力された氏名と連絡先」「LINEで届いた日程変更のメッセージ」「来店時に紙に記入してもらう問診票」といった具体的な記述です。それを後から、個人情報か、個人データか（全体の地図で整理した段階）に当てはめていきます。
取得経路ごとの棚卸し：九つの入口を確かめる
小さな事業でも、情報の入口は意外に多くあります。次の表は、来店型・オンライン型を問わず、よく見られる入口を並べたものです。自分の事業にある入口に印を付けるつもりで見てください。
取得経路ごとの整理
| 取得経路 | 取りやすい情報 | 本人への示し方 | 見落としやすい点 |
|---|---|---|---|
| 予約・問い合わせフォーム | 氏名、連絡先、希望日時、相談内容 | 入力欄の直下に利用目的（21条2項の明示） | 「備考」欄に健康状態など思わぬ情報が書かれる |
| メール | 氏名、メールアドレス、本文中の事情 | 自動返信や署名欄に利用目的への案内を添える | 転送や共有のアドレスで複数人が読める状態になっている |
| 電話 | 氏名、電話番号、要望（聞き取り内容） | 口頭での取得は、公表している目的で足りるかを確かめる | 聞き取った内容をメモ用紙に残して放置する |
| LINE・SNSのメッセージ | アカウント名、メッセージ、画像、日程 | プロフィールや固定の投稿から全文へ誘導する | 個人の端末にだけ履歴が残り、事業の管理から外れる |
| 紙の問診票・申込書 | 氏名、住所、生年月日、健康状態、同意の署名 | 記入欄の前に利用目的を印字する（21条2項） | 裏面だけに小さく記載している |
| 決済（現金・カード・QR・振込） | 決済手段、金額、振込名義、取引の記録 | 決済代行や金融機関が取る情報と、自分が見える情報を分けて書く | 管理画面に見える項目を確かめず、一括りに書く |
| アクセス解析・広告タグ | 閲覧履歴、端末の識別子、参照元 | ホームページ上の説明（外部サービスの案内を含む） | 「入れた覚えがない」タグが残っている |
| 来店時の口頭・同伴者 | 付き添いの方の氏名、子どもの様子、家族の事情 | 店頭の掲示や、受付での案内 | 同伴者の情報は記録に混ざり込みやすい |
| 防犯カメラ・録画録音 | 映像、音声（個人を識別できるもの） | 掲示と利用目的の公表（防犯カメラ・録音のページで扱います） | カメラの存在を店内で告知していない |
この表の右端の列のとおり、見落としは「入口があるのに、その入口の情報を想定していない」ところで生じます。たとえば、問い合わせフォームの備考欄は、本来は日程の希望を書いてもらう欄ですが、持病や服薬の相談が書き込まれることがあります。取得を想定していなくても、書き込まれた時点で、事業者はその情報を取得したことになります。想定外の記入を防ぐには、備考欄に「健康状態などの詳細は、ご来店時にうかがいます」といった案内を添える、あるいは記入が必要な項目を選択式にするなど、フォーム側の工夫が効きます。
電話やLINEで取得した情報は、個人データ（個人情報データベース等を構成する個人情報）になっているかが、見落としやすい論点です。聞き取った内容を氏名順の台帳に転記する、顧客管理のアプリに入力する、といった作業をした時点で、検索できる形に整理されて個人データとなります。メモ用紙にとどまっている間は、個人データではなく個人情報の段階ですが、利用目的の特定や取得時の通知・公表（17条、21条）は、個人情報の段階から及びます。
顧客以外の情報が抜ける：同伴者・保護者・紹介者・緊急連絡先・取引先の担当者
ポリシーの「取得する情報」は、サービスを利用する「顧客」を前提に書かれがちです。しかし、事業の現場では、顧客以外の個人の情報も入ってきます。顧客から聞いて控えた第三者の情報や、顧客の付き添いの方の情報は、その人本人から取得したものではなくても、事業者にとっては取得した個人情報です。
顧客以外の情報が入ってくる場面
保護者・子どもの情報
起きがちなこと子ども向けのサービスで、保護者の連絡先と子どもの氏名・年齢・学年が記入される。保護者と子どもの情報が一枚の用紙に混ざる
整え方保護者の情報と子どもの情報を分けて項目に書き、誰から取得するかを明記する
緊急連絡先
起きがちなこと利用者が家族や知人の氏名・電話番号を書く。連絡先にされた本人は、自分の情報が書かれたことを知らない
整え方緊急時の連絡にだけ使うと目的を特定し、記入する人にも「ご本人に了承を得てください」と案内する
紹介者・同伴者
起きがちなこと「紹介者名」欄に知人の氏名が書かれる。付き添いの方の氏名が予約に記録される
整え方紹介特典などの確認にだけ使う、という目的を書き、不要な記録は取らない
取引先・業者の担当者
起きがちなこと仕入れ先や委託先の担当者の氏名・メールアドレスが連絡先として保管される
整え方事業上の連絡に使うと利用目的に書く。顧客向けのポリシーと一括りにせず、対象を明示する
問い合わせだけの人
起きがちなこと予約や購入に至らなかった人の問い合わせ内容が、そのまま残る
整え方問い合わせへの対応に使い、一定期間が経過したら消去する、という保管の考え方を添える
紹介者や緊急連絡先として書かれた本人には、取得したことを個別に通知するのが現実的でないことが多くあります。そのため、利用目的を前もって公表しておく（21条1項）運用が、この種の情報では実務の中心になります。
ここで気をつけたいのは、利用者に「緊急連絡先」を書いてもらう用紙の、利用目的の書き方です。「緊急時のご連絡のため」という書き方が、その方の本人確認や、サービスの案内にまで使われるのかが読み取れないと、後で別の目的に使いたくなったときに目的の変更（17条2項）の範囲を超えるおそれが出ます。緊急連絡先は「緊急時の連絡にのみ使う」と明確に書いたほうが、書き手にも、書かれた本人にも分かりやすくなります。
取っていない情報は書かない。他社が管理する情報の書き方
棚卸しで次に確かめるのは、「ひな形にあるが、自分は取っていない情報」です。典型は、クレジットカード番号、位置情報、生年月日、マイナンバーです。取っていない項目をポリシーに載せると、読んだ人は、事業者がその情報を保管していると受け取ります。実際に取っていなければ、載せることで、かえって安全管理や開示の対象が広がったように見え、請求を受けたときに実態と合わない説明をする羽目になります。
判断が分かれやすいのは、決済のように、情報が自分の手を通らず、他の事業者が管理する場面です。決済画面が決済代行事業者のものであり、カード番号が事業者のシステムを経由せずに入力される仕組みなら、カード番号は決済代行事業者が管理し、事業者の側には決済の成否や取引の記録が残るだけ、というのが通常です。しかし、実際に何が事業者の手元に残るのかは、決済の仕組みによって異なります。自分の管理画面で見える項目、帳簿に記録している項目を確かめ、実際に見え、保管している項目だけを「取得する情報」に書くのが基本です。
書き方の例（一般的な例） 取得する情報の書き方
決済に関する情報
理由実際に取得・保管していない情報を取得すると書くと、事実に反するうえ、請求への対応が実態と合わなくなるため
位置情報・生年月日
理由「取ることがある」と広く書くと、取得の範囲が特定されず、利用目的の特定（17条1項）の趣旨にも合わないため
その他の包括条項
理由一切の情報、という書き方は、どの情報にどの目的が対応するかが読み取れず、実態の説明にならないため
書面に直接記入してもらうときの明示と、状況から利用目的が明らかな場合の例外
棚卸しの結果を見ると、取得経路は、(1)書面（入力画面を含む）に本人が直接記入するもの、(2)電話のように、書面に記載されない形で届くもの、(3)第三者から聞いて取得するもの、の三つに分かれます。この三つで、本人への示し方が変わります。
- 書面（入力画面を含む）に本人が直接記入するもの：取得の前に利用目的を明示します（21条2項）。ここでいう書面には電磁的記録が含まれるため、ホームページの入力フォームも対象です。例外は、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合です。
- 電話のように、書面に記載されない形で届くもの：明示ではなく、取得後に速やかに利用目的を通知するか、あらかじめ公表しておく必要があります（21条1項）。実務では、ホームページや店頭に公表しておく方法が現実的です。LINEやメールで本人が自由な文面を送ってくる場合に、21条2項の「書面（電磁的記録を含む）」に当たるかどうかは、個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）の考え方を原文で確認します。利用目的をあらかじめ公表しておけば、どちらの整理でも対応できます。
- 第三者から聞いて取得するもの：紹介者や緊急連絡先のように、顧客から聞いて控えた他人の情報です。取得した以上は21条1項の対象で、あらかじめ公表しておけば個別の通知は不要です。
書面で直接取得する場合の明示は、申込書面の側に載せる必要があります。次の掲載文の例は、来店時に記入する用紙の冒頭に載せる利用目的の表示のイメージです。実際の項目や目的は、棚卸しの結果に合わせて書き換えます。
問診票・申込書の冒頭に載せる利用目的の表示
ご記入いただいた氏名・連絡先は、ご予約の確認と当日のご連絡のために使います。
ご記入いただいた体調やご希望に関する内容は、当日のご案内の内容を決めるために使います。ご記入は任意です。
写真の撮影と掲載は、別にお尋ねして同意をいただいた場合にのみ行います。
ご記入内容の取扱いの詳細は、受付の掲示（またはホームページ）をご覧ください。
用紙の冒頭（記入の前に目に入る位置）に置きます。目的を絞って書き、広告や掲載への使用は別の同意の場面に分けています。
21条4項は、一定の場合に、1項から3項までの規定を適用しないとしています。その4号は「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合」です。たとえば、予約の確認連絡のために連絡先をうかがう場合のように、取得の状況から目的が自明であれば、改めて明示や公表をしなくてよいとされる余地があります。ただし、この例外は、目的が「明らか」な範囲に限られます。広告への掲載や、分析、新しいサービスの開発のように、本人が予想しにくい目的は、この例外では説明できません。例外に頼って利用目的の表示を省くより、予約の確認、当日の連絡、問い合わせへの対応など、基本的な目的も含めて記載しておくほうが、実務では確実です。
個人情報に当たらなくても、紐づけば問題になる情報
端末の識別子、ウェブサイトの閲覧履歴、広告を管理するための識別子のような情報は、それ自体は特定の個人を識別できないことが多く、個人関連情報（2条7項）の領域に置かれます。個人関連情報は、生存する個人に関する情報で、個人情報、仮名加工情報、匿名加工情報のいずれにも当たらないものです。
注意が要るのは、これらの情報が、顧客名簿や予約の記録と結び付けられる場面です。個人情報の定義には、「他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるもの」が含まれます（2条1項1号）。たとえば、予約システムで顧客の氏名と閲覧履歴を同じ画面で確認できる、会員のIDで購入履歴と閲覧履歴を一緒に管理している、といった運用では、閲覧履歴も個人情報として扱う必要が出てきます。棚卸しでは、「何を取っているか」に加えて、「その情報を他のどの情報と結び付けて使っているか」を一緒に書き出します。
こうした情報をどこから、どの外部サービスを通じて取得しているかは、外部サービスのページで、委託、第三者提供、外国への提供、外部送信といった区分に分けて整理します。棚卸しの段階では、区分の判断まで進まなくて構いません。使っているサービスの名前と、そこへ渡している情報、そこから戻ってくる情報を、書き出しておけば十分です。
棚卸しを、ポリシーの項目に移す手順
棚卸しの結果を書類にするときは、次の順に進めます。この順序を守ると、実態にない項目が紛れ込みにくくなります。
棚卸しからポリシーの項目へ
- 入口の一覧フォーム、メール、電話、LINE、紙、決済、解析、来店時、カメラの九つの入口に、印を付ける
- 取っている項目入口ごとに、実際に届く項目を書き出す。顧客以外の情報も忘れない
- 保管の場所予約システム、表計算ソフト、紙の台帳、スマートフォンのアプリなど、保管している場所を書く
- 使い道と渡し先何に使い、誰（外部サービスを含む）に渡しているかを書く
- 消す時期いつまで持ち、どう消すかを決める（保管・安全管理のページで扱います）
この五つが埋まれば、ポリシーの「取得する情報」「利用目的」「提供先」「保管」の欄は、ほぼ書ける状態になります。
棚卸しシートの列
- 取得の経路（どの入口から入るか）
- 情報の項目（実際に届く内容。備考欄などに書かれる内容も含める）
- 誰の情報か（顧客、保護者、紹介者、緊急連絡先、取引先の担当者など）
- 保管の場所と、見られる人の範囲
- 使い道（利用目的の候補）と、外部に渡しているか
- 消す時期と、消し方
棚卸しの確認には、最後にもう一つ、問いを使うと漏れが減ります。次の問いを、入口ごとに当てはめてください。
確認の問い棚卸しの仕上げに確認する問い
その情報が届いたとき、本人は「何に使われるか」を知る機会がありましたか。
理由書面で直接取る場合は取得の前の明示（21条2項）、それ以外は通知または公表（21条1項）が必要なためです。
その情報は、ひな形に書かれている項目のほかに、実際に届いている項目はありませんか。
理由ひな形に合わせて項目を選ぶと、実態にある項目が抜けるためです。
その情報の管理を、別の事業者が行っていませんか。
理由予約システムや決済代行などが管理する情報は、自分が見える範囲と、相手が持つ範囲を分けて書く必要があるためです。
その情報は、予定している利用目的の範囲で足りますか。
理由想定外の使い道が出てきたときは、利用目的の変更（17条2項）や同意（18条1項）が問題になるためです。
「はい」と答えられない項目が見つかったら、その項目の取得経路を見直すか、示し方を改めます。
起きがちなこと：棚卸しをしないで書いたポリシーの食い違い
起きがちなこと
- 予約フォームを前提にしたひな形を使い、紙の問診票やLINEで取っている情報の項目がポリシーにない。
- 決済代行事業者が管理しているカード情報を「当店が取得し保管する」と書き、実態と合わない。
- 実際には取っていない生年月日、位置情報、職業などの項目が、ひな形のまま残っている。
- 緊急連絡先、紹介者、同伴者、取引先の担当者など、顧客以外の情報の取得が想定されておらず、利用目的の説明がない。
- 問い合わせフォームの備考欄に健康状態などが書かれることを想定しておらず、取得への備えがない。
- 電話やLINEで聞いた内容を、事業者が個人の端末にだけ残しており、管理の対象から外れている。
ここまでの棚卸しができたら、次は利用目的の書き方です。取っている項目ごとに、何のために使うのかを、できる限り特定します。来店型の事業で、紙の記録と予約システムが混在する場合の書き分けは、店舗・教室型のページで扱います。
よくあるご質問
棚卸しは、何を使ってやればよいですか。表計算ソフトで足りますか。
表計算ソフトで足ります。縦に取得の経路、横に「情報の項目」「誰の情報か」「保管の場所」「使い道」「渡し先」「消す時期」の列を取り、実際に事業で扱っている内容を埋めます。大切なのは、ひな形から項目を選ぶのではなく、日々の業務で実際に届いている情報を書き出すことです。1回で完璧にする必要はなく、新しい入口（新しい予約システムや広告など）を使い始めるたびに、行を足します。
お客様ではなく、取引先の担当者の氏名やメールアドレスも、個人情報になりますか。
なります。個人情報は、生存する個人に関する情報で、氏名などにより特定の個人を識別できるものです（2条1項）。取引先の担当者として記載された氏名やメールアドレスも、特定の個人を識別できる限り、個人情報に当たります。顧客向けのポリシーに、取引先の担当者の情報の扱いが書かれていない場合は、対象の人を分けて書くか、別の書面で利用目的を示しておくと、取得した情報の目的が説明しやすくなります。
LINEで届いた予約のメッセージは、個人情報として扱う必要がありますか。
氏名やアカウント名、日程、相談内容などから特定の個人を識別できるなら、個人情報です。それを台帳や顧客管理のアプリに写して検索できる形にした時点で、個人データにもなります。LINEのメッセージは、事業者の管理から外れて個人の端末に残りやすいため、棚卸しで保管の場所に挙げておくことが大切です。取得後の利用目的は、あらかじめ公表しておくか、取得後に速やかに通知します（21条1項）。
ひな形にある項目を、念のため全部残しておいても問題ありませんか。
念のために残すことは、おすすめできません。実際には取っていない項目を書くと、事実に反する説明になり、ご本人から開示などの請求を受けたときにも実態と合わない回答をする原因になります。また「取ることがある」といった曖昧な書き方は、利用目的をできる限り特定する趣旨（17条1項）にも合いません。実際に取っている項目だけを書き、新しく取り始めるときに、その時点でポリシーに追加します。
カード決済の情報は、「取得しない」と書けば安全ですか。
決済の仕組み次第です。決済画面が決済代行事業者のもので、カード番号が事業者のシステムを経由しない設計なら、事業者はカード番号を取得していないのが通常です。ただし、事業者の側には、決済の方法、取引の日時・金額、決済結果、場合によっては氏名や一部の番号などが残ります。自分の管理画面や帳簿に見える項目を確かめ、見える項目は「取得する情報」に書き、見えない項目は決済代行事業者が管理するものとして区別して書きます。
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